TelePhone

Software und Dienstleistungen für die Verzeichnismedien.

TelePhone ist ein ERP-System für Verzeichnisverleger. Seit 1992 produzieren heute über 40 Verlage in Deutschland und USA etwa 500 Verzeichnisse pro Jahr mit unserer Software – in Auflagen von 20.000 bis 2,3 Mio. Exemplaren.



TelePhone unterstützt beliebige Buchformate wie Telefonbücher, Branchenbücher, Gelbe Seiten, Örtliche Telefonbücher, regionale Telefonbücher, Bürgerbücher, Adressbücher, regionale Branchenbücher, Yellow Pages sowie die zugehörigen Online-Portale.

Neben den Spezialitäten für Verzeichnismedien enthält TelePhone eine zertifizierte Debitorenbuchhaltung, Aktivitätshistorie, Dokumentenverwaltung, Terminkalender, Wiedervorlage, Callcenter-Unterstützung, Brief- und Mailing-Wizards sowie Schnittstellen zu SAP, DATEV und anderen Buchhaltungssystemen.

TelePhone kann in kleinen Verlagen mit einem Arbeitsplatz ebenso eingesetzt werden wie in Unternehmen mit mehreren hundert Arbeitsplätzen. Das System basiert auf Oracle, dem weltweit führenden Datenbanksystem für kommerzielle Anwendungen.


Die Stärke von TelePhone ist die ganzheitliche Auftragsbearbeitung: redaktionelle und kaufmännische Erfassung können an einem Arbeitsplatz in wenigen Schritten erledigt werden. Ein umfangreicher Zeileneintragsgenerator erzeugt fertige PDF aus Grundeinträgen und Kundeninformationen mit verschiedenen Schriften, Farben, Rahmen, Logos und Farbverläufen. In diesem Bereich liegen Rationalisierungspotenziale von über 20%, berichten uns unsere Anwender.


Wir unterstützen den gesamten Workflow eines Verzeichnisverlages: Telekomdatenimport, Verbranchung, Kampagnenmanagement, Materialvorbereitung, Werbematerialausgabe und –verteilung (sowohl in Papier als auch über das Apple iPad), Verkaufsunterstützung für den Außendienst, Verkaufssteuerung und –Kontrolle, Kunden- und Auftragsbearbeitung, Kundendienst, Provisionsabrechnung, Anzeigenverwaltung, Korrekturabzüge, Abgabe an Online-Systeme, Datenaufbereitung, Buchproduktion und Umbruch, Faktura, Offene Posten, Zahlungseingänge, Mahnwesen, Monatsabschluss, Übergabe an die Hauptbuchhaltung und Umsatzauswertungen.


TelePhone unterstützt den EPS- und PDF-Workflow, beinhaltet eine integrierte Excel- und Word-Automation und bietet zahlreiche Import- und Exportschnittstellen im CSV- und XML-Format. Mit der Debitorenbuchhaltung können über das tägliche Online-Banking die Zahlungseingänge automatisch eingelesen, zugeordnet und ausgeziffert werden. Ein Umfragemodul ermöglicht die Erstellung individueller Fragebögen und die Durchführung von Marktstudien und Telefonumfragen.



Wir unterstützen den gesamten Workflow eines Verzeichnisverlages:

1. Telekomdatenimport

Das TelePhone-System unterstützt alle aktuellen Hin- und Rückschnittstellen für Teilnehmerdaten der Deutschen Telekom AG und der DeTeMedien GmbH: proKom XML, DAD sowie DAD Online, jeweils Bestandsdaten- und Änderungslieferungen. Wir führen alle Telekomdatenverarbeitungen auch in Dienstleistung durch – sprechen Sie uns an! Im Rahmen der WKG-Datenservices bieten wir eigene Telekomdaten-Schnittstellen an: DSX für die Veredelung und Abgabe von Grunddaten an beliebige Online-Systeme sowie DSM in Zusammenarbeit mit unserem Partner MaTelSo (www.matelso.de) zur Verifizierung von Löschungen.
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2. Datenveredelung

TelePhone bietet umfangreiche Möglichkeiten zur Aufbereitung und Kategorisierung von Grunddaten, so z.B. Mappings zwischen Berufs-Geschäftsbezeichnungen und dem eigenen Branchenkatalog, eine Cluster-Analyse zur Einbeziehung sämtlicher branchen-relevanter Informationen (wie Name/Firma, Titel und Namenszusätze), Zuordnung von Gemeindenummern und Buchabschnitten sowie die automatisierte Umsetzung von Ortsnetzkürzeln.
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3. TelePhone-CRM

Mit dem TelePhone-CRM können Innendienst und Außendienst alle relevanten Informationen über Kunden und Interessenten sammeln. Über freie Kategorisierungen können auch Daten über z.B. Inhaber, Veranstaltungen, Hobbies und Urlaubsreisen gepflegt werden. Die Aktivitätshistorie sammelt sämtliche Aktionen mit den Kunden und Interessenten wie z.B. Besuchsberichte, Telefonate, Anfragen, Mailings und Korrespondenz. Sowohl eingehende als auch ausgehende Dokumente wie Rechnungen und Korrekturabzüge werden automatisch in der Aktivitätshistorie abgelegt, alle Aktivitäten können auch direkt einem Auftrag zugeordnet werden.
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4. Materialvorbereitung

TelePhone bietet der Verkaufsleitung flexible Möglichkeiten für die Kampagnenvorbereitung. Kunden und Interessenten können anhand verschiedener Kriterien zur Touren oder Paketen zusammengestellt werden. Die gebildeten Pakete werden widerum Mediaberatern zugeteilt. Ein Kunde kann auch verschiedenen Außendienstmitarbeitern zugeordnet werden, wenn die Betreuung hinsichtlich der Objekte oder der Produkte unterschiedlich geregelt ist.
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5. Werbematerialausgabe und -verteilung

Der Werbematerialwizard ermöglicht es dem Anwender, in wenigen Schritten das Werbematerial für den Außendienst zur Verfügung zu stellen. Dies kann entweder in gedruckter Form – als PDF – erfolgen, oder in elektronischer Form für SalesFront®, unserem Vertriebstool auf dem iPad für den mobilen Außendienst. Das Werbematerial enthält sämtliche Informationen zu Kunden, Interessenten und Aufträgen. ADM-Infoblatt und Manuskript trennen kaufmännische und redaktionelle Informationen bei Bedarf. Im Verkaufsgespräch liegen dem Mediaberater alle nötigen Informationen vor, sei es der Schriftverkehr zu einem Reklamationsfall, offene Posten, die Auftragshistorie oder Informationen über Anzeigenschaltungen beim Wettbewerb.
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6. Verkaufsunterstützung

WKG bietet seinen Anwendern flexible Möglichkeiten zur Gestaltung des Werbematerials. Auf seinem Dashboard sieht der Mediaberater übersichtlich zusammengefasst alle Informationen, die er zur Vorbereitung auf das Verkaufsgespräch benötigt. Dazu gehören zum Beispiel die Auftragshistorie, der Ansprechpartner vom Vorjahr, Zahlungsvereinbarungen und eventuelle offene Posten, Produkte, Preise und Nachlässe, Aktivitäten des Innendienstes und natürlich alle Anzeigen und Platzierungen des letzten Jahres, Online-Einträge und Suchworte. Im gedruckten Werbematerial sind alle bisher geschalteten Anzeigen übersichtlich im Original dargestellt, sodass der Mediaberater diese leicht mit dem Kunden durchgehen kann. Für Interessenten können Anzeigenvorschläge vorgeneriert werden.
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7. Verkaufssteuerung und -kontrolle

TelePhoneAnalyse bietet etwa 150 Standardauswertungen für die Verkaufssteuerung. Dazu gehören aussagefähige Reports für Buchumsatz, Tourumsatz und Mediaberaterumsatz, Auftragslisten, Ablehnungen, Nacharbeit und Stornierungen. Das Analyse-Modul bietet mit seinen flexiblen Auswertungsmöglichkeiten die Sicht auf den Datenbestand aus unterschiedlichen Perspektiven. Durch „Drill-Down“ kann der Anwender in einen bestimmten Wert hinen „zoomen“ und sich die Details anzeigen lassen.

Häufig benötigte Auswertungskonfigurationen können als Varianten gespeichert werden. Alle Auswertungen können in einer Ordnerstruktur individuell vom Anwender verwalten werden.
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8. Kunden- und Auftragsbearbeitung

Die Auftragsbearbeitung mit TelePhone ist ganzheitlich und sehr effizient: An einem Arbeitsplatz pflegt der Awender alle Informationen zum Kunden, zum Auftrag, zum Auftragseintrag und zum kostenfreien Grundeintrag. Das Hauptmodul Book beinhaltet einen umfangreichen Anzeigengenerator, mit welchem die Redaktion in wenigen Sekunden ansprechende Standardeinträge erzeugen kann. Verschiedene Rahmen, Farben, Schriften, Ausrichtungen, Zeilenabstände und freie Positionen sind ebenso möglich wie das Einbinden von Logos. Der Anzeigengenerator erzeugt produktionsreife PDF-Dateien, die automatisch in die Anzeigenverwaltung von TelePhone eingestellt werden. Preise werden anhand hinterlegter Preislisten und der ausgewählten Platzierungen...
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9. Kundendienst

10. Provisionsabrechnung


11. Anzeigenverwaltung

12. Korrekturabzüge


13. Abgabe an Online-Systeme

14. Datenaufbereitung


15. Buchproduktion und Umbruch

16. Faktura


17. Offene Posten

18. Zahlungseingänge


19. Mahnwesen

20. Monatsabschluss und Übergabe an die Hauptbuchhaltung